Тайм-менеджмент

Steve Pavlina, “Time Management”, public translation into Russian from English More about this translation.

Translate into another language.

Различные системы управления временем стали чрезвычайно популярны в последние годы... и на то есть веские причины. Главной потенциальной выгодой от их применения является возможность оптимизировать использование своего времени с целью получения наилучшего результата за наиболее короткий срок. Впрочем, за пользование такими системами приходится платить свою цену. И эта цена - время, которое необходимо потратить сначала на их изучение, а затем - на поддержание. Вообще говоря, чем сложнее система, тем выше затраты на ее использование. Чем больше времени тратится на поддержку системы, тем меньше его остается, чтобы пожинать плоды увеличившейся продуктивности.

Я тщательно изучал тайм-менеджмент с начала 90-х, как поглощая уже имеющиеся знания о предмете, так и путем проб и ошибок. Я прочел кучу книг, прослушал сотни часов аудио-уроков и изучил десятки статей по этой теме. Я испробовал различные системы тайм-менеджмента, среди них Franklin-Covey, Getting Things Done Дэвида Аллена и Rapid Planning Method Энтони Роббинса. Я использовал специализированое программное обеспечение, такое, как Microsoft Outlook, карманные компьютеры и бумажные планировщики. Если бы существовала ученая степень доктора тайм-менеджмента, то я бы заслужил ее многократно.

Овладение наукой управления временем стоило всех затраченных усилий. Хотя рекламные заявления людей, продающих продукты в этой области, нередко преувеличены и приукрашены, я получил реальную выгоду от практического применения лучших из их идей. Как я писал в своей статье "Сделай это сейчас", мне удалось справиться с получением двух ученых степеней в колледже всего за 3 семестра, преимущественно благодаря применению различных техник управления временем, порой доходя в этом до крайностей. За 1,5 года мне предстояло освоить такое количество курсов, которое другие студенты проходят за 4 года, но я смог уместить их в гораздо более короткий период времени, увеличив учебную нагрузку в 3 раза. Впрочем, я не считаю это особенно выдающимся достижением. Я думаю, что любой человек, изучавший тайм-менеджмент так же хорошо, как и я, смог бы добиться такого же результата. Печальная правда заключается в том, что большинство людей настолько плохо управляет своим временем, что крайне низкая личная продуктивность воспринимается как норма. Поэтому любой, кто регулярно вкладывает 80% своего времени в осмысленную и продуктивную деятельность, в сравнении с остальными кажется "сверх-успевающим". Как мне кажется, среднестатистический студент колледжа использует всего лишь 20-30% своих способностей, причем это относится не только к учебной, но еще и к их личной жизни. Большинство людей не имеют ни малейшего понятия, насколько они плохи в управлении временем, пока кто-нибудь из "сверх-успевающих" не появится в их жизни и не продемонстрирует, насколько они слабы по сравнению с ним.

Системы тайм-менеджмента

Как ни подмывает заявить, что успехи в управлении временем полностью зависят от используемой системы тайм-менеджмента, я должен сказать, что убедился в ошибочности такого утверждения. Я считаю, что общий образ мышления, ориентированный на эффективное управление временем, гораздо важнее любой системы. Суть этого образа мышления сводится к тому, что следует попросту ценить свое время. На самом деле это вопрос самооценки. Если вы цените свою жизнь и считаете ее значимой, то также будете ценить и свое время. Если вы тратите много времени впустую, то, должно быть, у вас нет убедительной причины грамотно им распоряжаться. Ни одна система не исправит положения, пока вы не решите исходную проблему уважения к себе. Если в вашей жизни нет значимой цели, то у вас отсутствуют достаточно веские причины для улучшения навыков управления своим временем. Вы можете время от времени испытывать всплеск мотивации, но ваше стремление к развитию не продлится долго.

Системы тайм-менеджмента соблазнительны. Они заманивают вас, обещая повышение продуктивности, увеличение количества свободного времени, улучшение благосостояния и рост самооценки. И кое-что из обещанного на самом деле может быть достигнуто. Однако, также существует вероятность, что сама система станет помехой, отвлекающей вас от достижения настоящих результатов. Вы начинаете уделять все больше и больше времени на подготовительную деятельность, такую, как организация рабочего места, расстановка приоритетов и изучение новейшего программного обепечения. А собственно выполнение задач, управлять которыми призвана система, становится второстепенным... а то и вообще досадной помехой. Вместо того, чтобы помогать вам в повышении собственной эффективности, система становится средством прикрытия низкой продуктивности. Это распространенная проблема для людей, которые еще не определись с целью своей жизни. Система создает иллюзию высокой продуктивности, но в своей сути она больше походит на хижину из соломы. В ней ничего нет. Подытожив все задачи, вы обнаруживаете, что в итоге они сводятся к простой рутине и множеству маловажных мелочей. Будут они выполнены или нет - имеет крайне малое значение для общей картины. В конечном счете до этого никому не будет никакого дела. Если вы узнали себя в этой ситуации, то, должно быть, от вас ускользнул настоящий смысл тайм-менеджмента.

Что такое тайм-менеджмент?

Давайте пока опустим все эти сложности и на время вернемся к основам. Что такое тайм-менеджмент? Его суть заключается в следующем:

1. Решить, что нужно сделать.

2. Сделать это

На первый взгляд эти шаги кажутся очень простыми. Сделать их под силу даже ребенку. Однако, если мы посмотрим на задачу через призму оптимизации, все окажется намного сложнее. Чтобы выполнить данные шаги оптимальным образом, мы должны озаботиться поиском "правильного" и "наилучшего" способа выполнения каждого из них. Легко заметить, что какие-то сочетания решений и действий приводят к лучшим результатам, чем другие. Таким образом, теперь вопрос звучит так: "Какое действие лучше предпринять прямо сейчас, и как оно может быть выполнено наилучшим образом?"

Получение ответа на этот вопрос должно быть главной целью любой системы тайм-менеджмента. Да, они могут дать и прочие преимущества, такие, как повышение личной организованности, улучшение способности здраво мыслить, уменьшение стресса. Но, в конечном счёте, все эти преимущества должны способствовать процессу принятия решений и совершения действий. Что нужно сделать и как это должно быть сделано?

Когда я только начал изучать управление временем, то обнаружил, что большая часть всей существующей литературы по этой теме уделяет основное внимание второму шагу. Главный упор делается на то, как успевать с выполнением поставленных задач. Эта модель подходит для сотрудников, чьи задания ставятся кем-то еще, но она досталась нам в наследство от эры промышленного производства и не подходит для сегодняшних работников, которые обладают гораздо большей свободой выбора своих задач и даже своей карьеры в целом. Если первый шаг выполнен неправильно, то нет никакой разницы, насколько хорошо вы справляетесь со вторым. Если вы совершили ошибку при выборе того, чем следует заняться, то неважно, насколько хорошо вы будете выполнять задуманное.

Определяем, что нужно сделать

Первый шаг намного труднее второго, и, должно быть, именно поэтому он так слабо описан в литературе. Система Франклина-Кови - одна из самых популярных систем, пытающихся разумно подойти к выполнению первого шага. Она обращается премущественно к понятиям высокого уровня, таким, как миссия, роли и цели, а не низкого, таким, как проекты и действия. Тем не менее, я не считаю, что уровень, на который нацелена система Франклина-Кови, достаточно высок. Исходя из моего опыта, нередко в результате применения этой системы у людей выходит полная чушь, особенно, если речь идет о программных заявлениях больших корпораций.

На один уровень выше, чем концепция ролей, целей и миссии, находится уровень контекста. Его можно определить как ваше текущее понимание реальности и своего места в ней. Если вы меняете свой контекст, то в результате меняется и все остальное. Например, если меняются ваши духовные убеждения, то, скорее всего, вас также ждут перемены и в сфере личных отношений, и в профессиональной деятельности.

Точность имеет первостепенное значение

Наиболее важной характеристикой контекста является точность. Либо ваш контекст точно моделирует реальность, либо это не так. Это относится и к вашим наиболее глубоким духовным убеждениям, а также к возможности того, что эти убеждения способны повлиять на окружающую вас реальность. Если вашими действиями руководят неверные убеждения, то эти действия с большой вероятностью могут оказаться бессмысленными. Человек, чьи главные убеждения ошибочны, просто не может быть продуктивным в любом известном смысле. Это примерно то же самое, что выкапывать яму лишь затем, чтобы потом закопать ее обратно.

Я начинал изучать тайм-менеджмент на уровне проектов и задач, но с тех пор мой подход изменился: теперь мой взгляд на вопрос направлен сверху вниз. Сегодня я гораздо менее озабочен тем, чтобы делать вещи правильно, нежели тем, чтобы делать правильные вещи. Я провожу много времени, пересматривая свои убеждения в поисках несогласованностей между этими убеждениям и своим ощущением реальности, а также исследую новые возможные убеждения, которые потенциально могут оказаться более точными. В то время как работа на уровне проектов и задач способна обусловить лишь незначительные всплески продуктивности, работа на высоком уровне контекста и смысла жизни может привести к грандиозным прорывам. Это как раз то, что заставило меня оставить бизнес по разработке компьютерных игр и начать работу в области развития личности. Когда мой контекст изменился, то изменилось также и все остальное, в том числе моя миссия, цели, проекты и задачи.

Я убежден, что самое важное, на что я способен в плане управления своим временем - это стремиться понять реальность как можно точнее. Кроме всего прочего, это означает, что я не могу пренебрегать информацией. Все, что я пережил - все, что я знаю - должно быть некоторым образом интегрировано в мой подход к управлению временем. Не может быть никаких несоответствий. Мои убеждения, мысли и действия должны быть согласованы с реальностью.

Избавляемся от несоответствий

Многие люди совершают большую ошибку в управлении своим временем, допуская существование в своей жизни большого количества несоответствий и не предпринимая сознательных усилий по их разрешению. Очень легко увидеть это на примере религии. Люди заявляют о своей священной приверженности определенным убеждениям, но при этом не слишком часто ведут себя в соответствии с ними. Они кривят душой или пытаются оправдаться собственной слабостью. Почему? Потому что какая-то их часть чувствует, что эти убеждения верны, но другая часть в этом не уверена. Но вместо того, чтобы взяться за разрешение этого конфликта, они стараются не думать о нем. Разрешение такого несоответствия может обернуться серьезными потрясениями в их жизни, и они опасаются возможных последствий. Поэтому вместо решения проблемы они загоняют себя в замкнутый круг, скрывая правду от самих себя и испытывая чувство разочарования от своей неспособности соответствовать стандарту, с которым они хоть и не полностью согласны, но чувствуют, что должны продолжать ему следовать.

Потрясения, вызываемые в процессе разрешения внутренних несоответствий, вполне реальны, но это не означает, что их нужно бояться. Следуя этой дорогой, я прошел через несколько серьезных перемен в собственной жизни, и каждый раз это было нелегко. Но я нахожу неприемлемым цепляться за систему убеждений, которая, в моем понимании, неточна. Как только появляются новые данные (или возникает новое понимание старых данных), я должен найти способ включить их в единое целое. По крайней мере, я должен отказываться от неподходящих убеждений в то время как занимаюсь поиском лучших.

Несмотря на все трудности, я остаюсь чрезвычайно доволен таким подходом. Проблемы, с которыми я боролся многие годы, просто сошли на нет после того, как я привел свои убеждения в соответствие с собственным жизненным опытом, вместо того, чтобы слепо принимать то, что говорят мне другие. Мир заполнен таким количеством ложных убеждений (особенно из средств массовой информации), что становится действительно непросто сохранять доверие к себе и собственным мыслям, в то время как все вокруг твердят о нашей неправоте.

Например, одним из первых убеждений, в ложности которых я убедился, оказалась мысль о том, что мне нужна работа. Часть меня полагала, что я должен получить работу, - казалось, это именно то, что следует делать после окончания колледжа, - но другую часть меня не привлекала перспектива каждый день ходить на работу и делать то, что скажет начальник. Я замечал объявления о поиске сотрудников и просто пялился на них невидящим взором. Я едва ли мог смириться с необходимостью поработать над своим резюме. Вся идея в целом просто казалась мне неправильной. И я, безусловно, не единственный, кому приходят в голову подобные мысли, однако большинство людей делают все возможное, чтобы избавиться от них. Они каждый день ходят на работу, которая на самом деле им не нравится. Они бы не пошли, если бы могли себе это позволить. Вместо того, чтобы смириться с этим несоответствием, как делает большинство, я принял решение избавиться от него. И это привело меня к тому, чтобы найти способ вести достойную жизнь без необходимости ходить на работу. В краткосрочной перспективе этот путь был не самым простым, но в долгосрочной - он оказался намного легче, и это особенно заметно, когда я сравниваю свои результаты с достижениями людей, принявших решение устроиться на работу. Кажется, лишь очень немногие из них счастливы и довольны своей жизнью. На работе они делают вид, что все в порядке, но в глубине души они несчастны и чувствуют себя застрявшими в ловушке. И с каждым годом становится все труднее. Лично я считаю, что в большинстве случаев работа способна нанести вред здоровью, особенно если принять во внимание, какое влияние она оказывает на человеческий дух. Безусловно, существуют исключения, но они редки.

Несмотря на то, что многие люди говорили мне: "найди работу" (нередко присовокупляя к этому различные ругательства), я так никуда и не устроился после окончания колледжа, и остаюсь счастливо безработным до сих пор. Я просто осознал, что ходить на работу - это не то, чего мне хочется, к тому же, я замечал, что работающим людям это точно так же не по душе, поэтому я пропускал их советы мимо ушей, и вместо этого прислушивался к собственной интуиции. (Я уже объяснял, как это у меня получилось, в Подкасте #6: Как зарабатывать деньги, не устраиваясь на работу.) Разобравшись с этим несоответствием в своих убеждениях и разрешив его, я смог добиться гораздо лучших результатов - хорошего дохода, стремительного карьерного роста и интересной общественной жизни, не ограниченной рамками занятости. Самое главное - я чертовски доволен своей жизнью.

В самом предельном упрощении тайм-менеджмент - и есть точность, или правильность. Чтобы использовать свое время эффективно, вы должны стремиться построить наиболее точное представление о реальности. Это означает, что надлежащим образом должна быть рассмотрена вся поступающая к вам информация, изо всех источников: органы чувств, факты, логика, интуиция, эмоции и т. д. Конечная цель - привести эти вещи в соответствие, так, чтобы все, что вы ощущаете, чувствуете, думаете, говорите и делаете, было согласовано.

Отладка убеждений

Я довольно далеко продвинулся в этой области, однако совершенно определенно еще не достиг идеальной согласованности. Мне еще предстоить разрешить множество несоответствий. Всякий раз, когда я cомневаюсь и испытываю неуверенность в какой-либо области, то ищу возможность провести над собой некоторые испытания. Например, эксперимент "Миллион долларов" предназначен для испытания силы намерения. Какую роль намерение играет в достижении результатов? Я не знаю точного ответа, но нельзя недооценивать потенциал модели "намерение-воплощение", поскольку она может оказаться очень эффективной, и я сам был свидетелем довольно впечатляющих результатов ее применения. Впрочем, я пока не достиг достаточно глубокого понимания того, как это все работает. Действительно полезным в проведении таких экспериментов является то, что с их помощью я получаю новую информацию, которую впоследствии могу использовать для обновления своей внутренней модели реальности. А более точная модель помогает мне принимать наиболее верные решения и таким образом использовать свое время более эффективно.

Недостаточно просто записать цель и работать над ее достижением. Недостаточно даже провозгласить свою жизненную миссию и прожить жизнь в соответствии с ней. Откуда вы знаете, что ваши цели и задачи достаточно разумны? Разве вы никогда не ставили перед собой цели, которые в будущем расценивали как глупые и бессмысленные? Не наградят ли историки будущего вашу жизнь ярлыком "ошибочная"? Можете ли вы быть уверены, что, оглядываясь через десять лет на свои сегодняшние цели, вы не придете к заключению, что шли в неверном направлении? Насколько пустая трата времени и жизни - тратить так много усилий на достижение целей, которые в конечном итоге не будут иметь ровно никакого значения.

Точность - вот мерило того, насколько хорошо или плохо выбраны ваши цели. Если ваши цели основаны на максимально точной (насколько это в ваших силах) модели реальности, то вам не о чем беспокоиться. Вы сделали все, что могли, и вряд ли можно надеяться на еще более хороший результат. Но точность ни в коем случае не дается легко. Вот почему многие из моих целей направлены непосредственно на повышение точности моих личных убеждений. Я считаю, что, если я не понимаю реальность достаточно хорошо, чтобы быть уверенным в том, что мои цели имеют смысл, то моим главным приоритетом должно стать повышение точности мой текущий модели реальности. Пока моя модель кажется точной, я действую в соответствии с ней, но как только я нахожу несоответствия, то стараюсь усовершенствовать саму модель. Порой я обнаруживаю, что моя модель настолько искажена, что следует отбросить ее полностью и начать строить новую с нуля. Главной проверкой чьей-либо модели реальности является сама реальность.

Что ж, пусть вы и не захотите посвятить всю свою жизнь стремлению к абсолютной точности, однако, я думаю, что у вас получится добиться существенных улучшений в плане управления собственным временем, если понятие "точность" на вершине вашего списка приоритетов придет на смену таким понятиям как "эффективность", "результативность" или что-то еще в том же духе. Всякий раз, когда вам предстоит принять непростое решение о том, как использовать свое время, отступите на шаг назад и пересмотрите свое текущее понимание реальности. В каких истинах вы не сомневаетесь? И какое направление действий вам следует выбрать, руководствуясь этими твердыми истинами? После того, как вы определили верное направление, можно начинать стремиться к эффективному и результативному следованию выбранным курсом, и это как раз то, где современные системы тайм-менеджмента могут быть полезны.

Чтобы повысить точность, нужно искоренять неточности.

Трудно понять, когда наши убеждения являются точными, однако неточности обнаруживаются гораздо легче, поэтому для начала сосредоточьте свои усилия на них. В число симптомов наличия неверных убеждений входит привычка откладывать дела на потом, противоречивые эмоции, ложь, самосаботаж, постановка ложных целей, страх неудачи, страх быть отвергнутым, робость, депрессия, гнев, разочарование, обида и ношение чрезмерно мешковатых штанов, у которых промежность находится на уровне коленей (вы НЕ выглядите в них крутым, а, скорее, походите на болвана).

Как правило, определить несоответствия в своих убеждениях не так уж несложно. Их у вас может быть немало, но под давлением окружающих вы, скорее всего, поверили, что нет ничего более нормального, чем все время разрываться на части. Я бы сказал, что это, хотя и широко распространено, но совсем не нормально. Я считаю, что жить в гармонии гораздо более нормально и естественно. Когда вы испытываете противоречивые эмоции - это, как правило, не самое приятное состояние. Если вы подвержены ему, то попробуйте описать свои чувства на бумаге, расмотрев ситуацию с обеих сторон и изучив ее так глубоко, насколько это возможно. Большинство людей даже не пытается вникнуть в суть проблемы. В конце концов перед вами откроется истина, которую до этого вы отказывались видеть. Например, как я уже говорил, мне следовало признать, что я не хочу проводить всю свою жизнь, работая на кого-либо еще, но при этом мне все же было необходимо зарабатывать деньги для удовлетворения своих потребностей. Я осознал, что и то, и то было истинным, однако мои внутренние ощущения не были согласованы с внешней реальностью. И это привело меня к поиску гармоничного решения, которое бы учитывало обе стороны, но при этом не провоцировало обратное впадание в состояние несогласованности. Я решил найти способ вести достойную жизнь без необходимости ходить на работу. Сначала это было непросто, но со временем стало намного легче. Неверные убеждения не помогают вам, поэтому избавляйтесь от их, как только появляется такая возможность.

Если вы заботитесь о наивысшем уровне тайм-менеджмента (то есть точности), то остальные уровни начинают улучшаться сами собой. Моя цель, миссия, функции, роль, проекты и действия - все это вычленяется из моего текущего понимания реальности. Моя цель ясна, поскольку основана на моем понимании реальности. Моя миссия ясна по той же причине. И так далее. Ясность на вершине создает ясность у основания. Остается еще множество возможностей для выбора на более низких уровнях, но это как определяться с комплектацией только что приобретенного автомобиля. Главное решение уже принято, поэтому детали не так уж сильно влияют на картину в целом. Детали определяют вкус и фактуру вашей жизни, но не ее сущность.

В деле управления временем точность ваших убеждений о реальности будет определять ваши результаты. Не так уж важно, какую именно систему вы используете. В стремлении к большей точности и согласованности быть терпеливы с самим собой. Это непрерывный процесс. Я не уверен, что мы способны когда-либо достичь абсолютной точности - для этого человеку нужно стать богом. Всегда хватает неточностей для устранения, никогда не переведутся возможности для проведения экспериментов и не иссякнет поток данных для интеграции. Самое главное - не останавливаться. Не соглашайтесь жить в состоянии конфликта, если в ваших силах достичь гармонии. Может пройти год или больше, прежде чем вам удастся избавиться от конфликта и прийти к состоянию согласованности, например, в случае развода или изменения карьеры, но ведь это время пройдет в любом случае, так почему бы не провести его с пользой?

© Public Domain

Original (English): Time Management

Translation: © stevepavlina.ru, shunechka, Irina26, Богдан, Mango, SilverBaby .

translatedby.com crowd

Like this translation? Share it or bookmark!