Подробнее о Планировании

Steve Pavlina, “More on Planning”, public translation into Russian from English More about this translation.

Translate into another language.

Мне задали несколько вопросов (как публично, так и лично) о прошлой статье по планированию, поэтому я думаю, логическим продолжением статьи будет ответ на них...

Планирование — это тяжелая работа. И поддерживать актуальность планов тоже трудно. Так зачем же это делать?

Лучшее, что я могу здесь посоветовать, — это попробовать и увидеть все самому. Вы можете провести простой эксперимент всего за пару дней, хотя было бы лучше сделать это в течение длительного времени, например, за 90 дней. В течение одного дня ничего не планируйте — живите и работайте как обычно и просто посмотрите, что происходит. Если хотите, можно даже использовать вчерашний день для первой части эксперимента. Но вечером перед вторым днем выделите около 30 минут для постановки четких целей на следующий день (достаточно трех интересных целей) и определите детали этих целей для создания списка дел. Затем составьте расписание вашего дня — не только рабочего, а всего дня полностью, т.е. от момента, когда вы просыпаетесь, и до момента, когда вы ложитесь спать. Стремитесь к усложненному плану, но чтобы вы все таки справились со всеми делами; подталкивайте себя немного, но так, чтобы это было достижимо. Подумайте о том, что необходимо для того, чтобы использовать этот день с максимальной пользой для себя. Составьте этот план в одиночестве, в спокойном и сосредоточенном состоянии. Затем примените все свои возможности, чтобы прожить этот день в соответствии с вашим письменным планом.

Затем, после того как вы проживете так первый и второй день, вам решать, какой вариант вам нравится больше. Вы можете делать заметки о том, что вы испытали в конце каждого дня, или просто руководствоваться своими ощущениями; может быть, оценить каждый день по шкале от 1 до 10. Подумайте о том, чего вы достигнете через год, если вы проживете 365 дней так же как в первый день, или как во второй день. Обратите внимание, здесь нет установленных правильных или неправильных ответов. Выбор зависит только от ваших личных ценностей.

Вероятно, во время второго дня вы поймете, что дела идут не совсем по плану. Это типично. Но даже если они не совпадают точно с планом, насколько хорошо все прошло по сравнению с первым днем? Результаты были лучше или хуже? И стоило ли тратить полчаса на то, чтобы составить план?

Теперь, если вы не хотите делать так целый день, я дам вам сокращенный вариант. Выделите два двухчасовых блока времени в течение сегодняшнего дня. Не имеет значения когда, но наилучшим вариантом является время, когда ваш энергетический уровень примерно одинаков и вы будете испытывать примерно тот же уровень прерываний. Если вы не можете выделить одинаковые двухчасовые блоки в один день, то выделите тот же период времени для двух отдельных дней. Для первого 2-х часового блока просто делайте то, что вы обычно делаете в течение этого периода времени. Это ваша проверка. На самом деле, если вы хотите вы можете использовать для этого предыдущие два часа, которые вы только что пережили, и вероятно, это будет тоже хорошо. Но для второго двухчасового блока, потратьте первые 15 минут на создание подробного списка всего, что вы хотите сделать в этом блоке, а затем запланировать оставшиеся 1:45 с детализацией не более чем 15-минутными интервалами. Затем следуйте своему плану. Посмотрите, какой блок времени вам больше понравится.

Да, постоянно следовать планам нелегко, но сам план не так важен, как привычка планирования. Это идея использования видения будущего для оттачивания ваших текущих решений, то есть реальный ключ к планированию. Преимуществом письменного плана является то, что просто прочитав его, вы мгновенно обновите видение будущего.

Где же связь между планированием и визуализацией?

Я воспринимаю планирование как инструмент для визуализации, а не наоборот. Планирование позволяет мысленно создать модель вашего будущего. Письменный план позволяет сохранить эту модель последовательной. Каждый план является в какой-то степени неточным, потому что мы действительно не знаем, что произойдет в будущем. Будущее есть чисто ментальная конструкция — иллюзия — потому что вы никогда не существуете в будущем, только в настоящем. Так планирование и визуализация не создают будущее. Все, что они могут сделать — влиять на настоящее. Но используя последовательное, непротиворечивое видение будущего для принятия решений изо дня в день, вы создаете импульс, и в конечном счете будете способны достичь ваших целей.

Сейчас я не создаю планов, и у меня нет проблем с достижением моих целей в большинстве случаев. Планирование кажется излишним. Так зачем озадачиваться им?

Если у вас нет каких-либо действительно больших целей, то вам не нужен план. Но впоследствии вы, вероятно, уменьшите свои возможности в постановке целей. Например, если у вас есть работа, и вы поставили перед собой цель увеличить свой доход на 10% в этом году, и наиболее вероятно вы достигнете этой цели, если вы просто продолжите работать как обычно, то зачем вам нужен подробный письменный план для этого? Он и не нужен. Но это достаточно слабая цель, не так ли?

А что если вы поставили перед собой амбициозную цель увеличить свой доход на 100% в этом году? И вы видите, что практически невозможно добиться этой цели пассивно на вашей нынешней работе. Теперь вам придется поднапрячь мозги и задуматься. Это ситуация, в которой вы должны думать о том, где вы хотите быть через год, чтобы знать что вы должны сделать в течение ближайших 30 или 90 дней. Наверное, не совсем ясно, каким должен быть первый шаг. Велика вероятность, что есть способ для достижения этой цели, но пути достижения ее не являются очевидными. Эта задача требует от вас быть активными и последовательными в своих действиях, вы не сможете просто пассивно двигаться по инерции на вашем пути к такой амбициозной цели, как эта.

А теперь представьте такой сценарий... что если после 15 часов работы вы сможете произвести письменный пошаговый план, показывающий вам точно то, что вам нужно сделать, чтобы увеличить свой доход на 100% в следующем году? Он говорит вам очень ясно, что вы должны начать делать на этой неделе, чтобы приступить к работе. И план имеет смысл для вас — это будет нелегко, но ясно, что если вы будете следовать ему, то вы вероятно добьетесь своей цели. Будут ли эти 15 часов выгодным вложением?

С другой стороны, что может произойти, если вы попытаетесь увеличить свой доход на 100%, а у вас не будет плана достижения этой цели, но вы попытаетесь сделать наилучший выбор из возможных вариантов? Скорее всего, вы будете намного более нерешительным в принятии решений, что, скорее всего, приведет вас к постоянному откладыванию на потом. Должны ли вы попытаться добиться солидного продвижения по службе в вашей компании? Или искать новую работу? Уволиться и начать свой собственный бизнес на полный рабочий день? Начать строительство бизнеса с неполной нагрузкой, сохраняя при этом свою ​​работу? Попробовать выполнять консультационную работу на стороне? Вы никогда не будете чувствовать себя слишком уверенно касательно любого из этих вариантов, пока вы не сможете нарисовать себе ясную мысленную картину того, куда каждый путь приведет вас.

Нечеткое мышление приводит к нерешительности в действиях. Ясное мышление облегчает возможность действовать смело и последовательно. На самом деле амбициозные цели, как правило, требуют смелых и последовательных действий.

Если вы чувствуете, что вам действительно не нужно планирование, то, скорее всего, вы не ставите перед собой очень сложные задачи, и вы, вероятно, не сильно нагружаете себя. И если вам нравится такая жизнь, тогда все прекрасно, но почему тогда вы читаете этот блог? Почему бы не взяться за что-нибудь более амбициозное? Поставьте себе цель удвоить свой годовой доход... или написать свою собственную книгу и опубликовать её... или провести месяц в стране, где вы никогда не были... или бросить курить, и сбросить 20 килограмм... что-то, что действительно вдохновляет вас.

Прекрасно то, что для многих целей есть уже готовые планы их достижения. Например, если вы хотите пробежать марафон, то можете использовать распланированную шестимесячную учебную программу, которая создана так, что даже если вы просто будете слепо следовать ей каждый день, то вы будете постепенно наращивать необходимый уровень выносливости, и в результате сможете по крайней мере пробежать эти 46,8 километра в день забега. Это не означает, что проще действовать по каким-либо готовым планам, чем по тем, которые вы создадите сами с нуля, но использование планов других людей может, безусловно, сэкономить ваше время.

Я однажды пытался создать письменные планы, но они никогда не срабатывали. Так что я просто перестал использовать эту методику. Я делал что-то неправильно?

Вы не были неправы. Преуспеть в планировании очень сложно. Это такой же навык, как и любой другой, и обучение ему требует огромного терпения и практики. Если вы сядете и создадите план, и он не сработает, то не надо использовать эту неудачу как повод винить планирование. Скорее примите как факт то, что нужно просто продолжать улучшать свое мастерство при планировании и/или исполнении планов. Быть способным поставить перед собой амбициозную цель, создать план для ее достижения, а затем работать по плану до победного конца — это навык, освоение которого может занять всю жизнь.

Как вы создаете планы? Какие инструменты вы используете?

Я пробовал много различных инструментов планирования и "управления жизнью" на протяжении многих лет, и у меня есть твердое мнение о некоторых из них. Я уверен, что многие люди не согласятся со мной, и это хорошо. Это полностью мое личное мнение относительно моего собственного опыта.

MS Outlook — ерунда. Лозунгом этого программного обеспечения должно быть "Сделано голгафрингемцами для голгафрингемцов". Я знаю, что некоторым людям нравится это программное обеспечение. Я не согласен с ними. Наибольшая проблема Outlook-а — отсутсвие гибкости.
Ты вынужден использовать определенные парадигмы для планирования и составления расписаний. Я, видимо, слишком криворукий, чтобы использовать эту программу дольше недели. И если вы не знаете, кто такие голгафрингемцы, то, к сожалению, вы, вероятно, один из них.
(голгафрингемцы — вид инопланетян из цикла книг "Автостопом по галактике" — прим. пер.)

Franklin Planner — ерунда, как в бумажном виде, так и в виде программного обеспечения. Снова проблема в отсутствии гибкости. Вы должны укладыватсья в модель реальности от Franklin. Эта модель великолепна для одних проектов, но абсолютно не подходит для других.

OPA Life Planner — абсолютная чушь. Это программное обеспечение базируется на модели планирования Тони Роббинс "результат-цель-действие" и имеет больше проблем, чем марсоход. Позже ее переименовали в RPM (экспресс-метод планирования). Помимо программного обеспечения, есть также бумажная версия, как и в случае с Franklin Planner. Но все же самой большой проблемой является отсутствие гибкости. Вам приходиться покупать не только программу, но и парадигму.

Palm или другие КПК — рай для голгафрингемца. Даже сейчас, когда эта технология стала гораздо лучше, чем была несколько лет назад, когда я купил свой Palm IIIxe (который сейчас лежит в шкафу), большинство портативного организационного программного обеспечения едва ли стоит упоминать. Плохие экраны, утомительные интерфейсы (ручка и бумага часто быстрее) делают КПК плохим выбором. Я предпочитаю нестандартное мышление, а это его значительно ограничивает.

Ручка и Бумага — мои постоянные фавориты. Они дешевы, удобны в использовании, всегда под рукой, и крайне гибки. Попробуйте рисовать карты мыслей на КПК, или посмотрите на свой список задач и квартальный план одновременно на маленьком экране. Зато вы можете раскладывать листы бумаги и быстро охватывать взглядом много страниц. Программное обеспечение изо всех сил пытается добиться удобства бумаги, но пока еще бумага удобнее и быстрее. Конечно, главный недостаток написанного на бумаге заключается в том, что его муторно поправлять и обновлять, и я уверен, вы сможете найти и другие недостатки.

Обычный текстовый редактор – не плох. Он не так удобен, как бумага, но куда лучше, чем специализированные средства планирования. Вы можете использовать любой удобный вам вид планирования, и вы можете менять парадигмы без смены программы. Вы можете располагать части плана как угодно – сверху вниз, или снизу вверх – как вам угодно.

Action Outline – это моя любимая программа, которую я использую для высокоуровневого планирования. Я пользуюсь ей ежедневно. На первый взгляд она не очень похожа на средство планирования и напоминает помесь Windows Explorer и MS-Word. Слева на экране представлена структура, похожая на раскрывающиеся директории. Справа располагается обычный текстовый редактор. То есть с помощью этой программы вы можете создавать блоки текста (о чем угодно) и выстраивать из них иерархическую структуру. Затем вы можете сворачивать или разворачивать части структуры как вам угодно, просматривать глобальные планы или углубляться в детали. Мне нравится в этой программе то, что она занимается поддержкой иерархической структуры, но не заставляет вас использовать какой-то определенный вид планирования. Вы вообще можете использовать ее как блокнот и весь свой план записать в один файл. Или весь план набросать в виде иерархии и вовсе не использовать текстовый редактор. Или совместить эти два варианта. Так как я пробовал разные методы планирования, я убедился, что эту программу можно подстроить под любой из них. Я использовал ее и для создания плана на следующие 3 месяца жизни, и для набросков книги, и для составления речей. Программа весьма шустрая, переключение с одного блока на другой происходит мгновенно. Я рекомендую скачать пробную версию и оценить ее. В целом, в интернете много программ планирования, но эта моя любимая.
(На данный момент в интернете можно найти и онлайн-планировщики. – прим. пер.)

А чем пользуетесь вы для распределения своего времени?

Календарь – поначалу у меня был годовой календарь, одна страница на месяц. Бумажный календарь мне подходил, потому что мое расписание не было забито предварительно назначенными встречами, и лишь немногие дела требовали исполнения в назначенный день и час. Если бы у меня было много запланированных встреч, то я использовал бы что-нибудь посложнее календаря. Я не записывал в календарь ежедневный список дел, он был предназначен только для заметок о событиях, привязанных к конкретному дню. Например, на следующей неделе в среду у меня будет встреча с тамадой, встреча со специалистом по финансам в четверг, и конкурс ораторов в субботу. Так что по большей части я туда записываю предстоящие встречи.

Список Ценностей и Главная Цель – каждый раз, когда мне необходимо принять важное решение или провести долгосрочное планирование, я сверяюсь со своей шкалой ценностей и главной целью. Они тоже записаны в Action Outline, и я могу легко просмотреть их при помощи горячих клавиш.

Список Задач – это перечень моих долгосрочных целей (требующих 3 и более месяцев для исполнения). Некоторые из них займут у меня по меньшей мере десятилетие. Задачи рассортированы по категориям (здоровье, карьера, финансы, личная жизнь и т.д.). Этот список я тоже веду в Action Outline. Я обращаюсь к нему по меньшей мере раз в неделю, обновляю раз в неделю-две.

Список Проектов. Я разбиваю свои долгосрочные цели на подзадачи, представляющие описание конкретных действий, которые, в свою очередь, могут быть оценены по длительности и выполнимости. Например, если целью является получить некоторую сумму денег, то проект будет описывать, что я должен предпринять, чтобы ее заработать. Я сортирую проекты по приоритету и часто добавляю заметки под заголовками проектов, что помогает мне генерировать идеи. Если мне неожиданно приходит в голову хорошая идея по одному из моих проектов, я могу ее записать и вернуться к работе по текущему проекту.

План на квартал – список необходимых дел на следующие три месяца, о котором я говорил в предыдущей статье по планированию, его я также веду в Action Outline. Я просматриваю его каждый день, обновляю раз в неделю. И каждый квартал пишу его заново.

План на месяц. В нем я расписываю первый месяц из моего квартального плана более детально. Чтобы два плана значительно не расходились, нужно постоянно их перерабатывать и вносить нужные корректировки.

График дел на месяц – теперь я беру свои планы и задачи на месяц и разбиваю их на недельные и ежедневные. В этом графике я планирую вперед обычно 1-2 недели. Итак, я представляю задачу в виде последовательной цепочки действий. После этого и определяю, в какие дни выполнять эти действия. Я не использую для этого календарь, а пользуюсь линейным списком дней в Action Outline. Мне кажется, что его быстрее и проще редактировать, а еще я могу видеть, что я запланировал на много дней вперед. Я также дублирую свои встречи из бумажного календаря в графике дел на месяц. Я пришел к выводу, что этот метод месячного планирования самый удачный из тех, что я пробовал. И так как я его тоже веду в Action Outline, то я всегда могу к нему обратиться одним нажатием клавиши и добавить или удалить записи. Бумажный календарь скорее предназначен для долгосрочного планирования – от месяца и более; я не использую его для краткосрочного планирования. График дел на месяц предполагает только привязку задач ко дню, но не содержит детальных инструкций. Этот график я обновляю ежедневно.

Ежедневный Список Дел – в конце каждого дня я обращаюсь к описанному выше графику, чтобы узнать задачи на следующий день. Затем в своем рабочем журнале (обычная тетрадь) я записываю все задачи, связанные с важными делами и добавляю задачи, которые могли спонтанно возникнуть за прошедший день, такие, как ответные телефонные звонки. Этот список включает в себя как личные, так и рабочие задачи, а также встречи. После того, как я закончу список задач на завтра, я создаю почасовое расписание. Мне нравится работать 2-х часовыми блоками, поэтому сначала я делю дни на 2-х часовые блоки с перерывами на еду или отдых, а после этого определяю, какой блок какой задаче посвятить. В итоге я ясно вижу свой завтрашний день. Обычно я трачу минут 10-15 на составление такого списка, в то же время я поправляю свой график дел на месяц, если необходимо. На самом деле довольно редко день проходит в точности так, как я запланировал – это случается в одном случае из пяти. Но обычно значительная часть запланированного оказывается выполненной. И это хорошо: в любом случае при наличии плана я добиваюсь гораздо большего, чем без него.

Входящие – это пластиковый лоток на моем рабочем столе. Любые документы, доставленные в офис, сначала должны попасть во входящие. К ним относятся: почта, визитные карточки, заметки с конференций и т.п. Один раз в несколько дней я разбираю все поступления и включаю нужные в свою систему, превращая их в задачи, проекты, действия или просто делаю заметки. В то время, как я пишу эту статью, в моих входящих лежат указания от тамады с нашей недавней встречи, заметки с лекции по микробиологии и здоровью, которую я посещал в четверг и статья о бизнесе, которую я хочу отсканировать.

Исходящие – это тоже пластиковый лоток. Он предназначен для всего, что должно покинуть мой офис, например, почта для отправки. Чаще всего он пуст.

Также у меня есть шкаф c выдвижными ящиками, в котором я храню все, что мне потребуется в дальнейшем. Вещи, которые поступают ко мне в офис, обычно направляются либо в шкаф, либо в мусорку, либо в исходящие.

Надеюсь, у вас сложилось понимание того, как я распоряжаюсь своим временем. Мне нравится эта система и то, как стабильно она работает, и к тому же я всегда продолжаю ее совершенствовать. Так как подавляющая часть информации хранится в программе Action Outline, я могу получать доступ к ней доступ, использую горячие клавиши, и программа не тратит время на загрузку, потому что она всегда запущена в системном трее, и все тексты готовы к просмотру. Это гораздо быстрее, чем при использовании текстового редактора. Я могу очень быстро переключаться между документами одним кликом мыши. Пожалуй, я обращаюсь к Action Outline около дюжины раз за день.

Программа позволяет сохранять тексты как черновые и редактировать их с течением времени – эту статью я начал несколько дней назад и работал над ней понемногу каждый вечер. Хотя в будущем я буду стараться избегать таких длинных записей, заменяя их несколькими короткими.

Original (English): More on Planning

Translation: © SunnDay, Semyon.Tolushkin, Тамара, Макс .

translatedby.com crowd

Like this translation? Share it or bookmark!